Archiwizacja dokumentacji kadrowej w firmie

Prowadzenie archiwizacji kadrowej w firmie

Przechowywanie dokumentacji kadrowej w firmie jest bezwzględnym obowiązkiem każdego pracodawcy. Dokumentacja powinna być przechowywana w taki sposób, aby nie była narażona na uszkodzenie lub, co gorsza zniszczenie. Warto zaznaczyć, iż nie ma znaczenia dla nas forma oraz rozmiar zatrudnienia w danej firmie. Każdy pracodawca musi wiedzieć, iż dane, jakie może uzyskać od pracownika, są uregulowane art. 22¹ Kodeksu Pracy:

• imię lub imiona i nazwisko,

• imiona rodziców,

• data urodzenia,

• miejsce zamieszkania ( adres do korespondencji ),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeśli sytuacja jest uzasadniona, przepisy wskazują, iż wymogiem może być podanie imion, nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, ze względu na prawa wynikające z numeru identyfikacyjnego PESEL. Każda prośba o dane wykraczająca poza zakres wskazany normami prawnymi musi być poświadczona poprzez zgodę na przetwarzanie danych przez potencjalnego pracownika. Aby potwierdzenie przetwarzania danych było właściwe, musi ono wyglądać np. tak " Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.) ".

Brak wymaganych dokumentów w aktach osobowych

Akta osobowe każdego pracownika podzielone są na trzy części:

• część A - dokumenty związane z ubieganiem się o pracę,

• część B - dokumenty dotyczące nawiązania oraz trwania stosunku pracy,

• część C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Każdy pracodawca musi wiedzieć, jak istotne jest przyporządkowanie odpowiednich dokumentów do właściwych części. Tego typu błędy bardzo często wychodzą w przypadku kontroli przez właściwe organy. Najczęściej jednak błędy popełniane przez pracodawców dotyczą części B:

• wstępnych lub okresowych szkoleń BHP,

• okresowych i kontrolnych badań lekarskich - muszą być one zawsze umieszczane w części A,

• informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych na ręce pracownika w ciągu siedmiu dni od zatrudnienia,

• zmian warunków pracy.

Wszelkie dokumenty dotyczące akt muszą być dodawane według kolejności wpinania do akt osobowych, nie może to być chronologia związana z datami. Dodatkowo musimy być świadomi, iż każda z tych części musi posiadać odrębny wykaz tego, co jest zawarte w danych aktach osobowych. 

Kopia, czy oryginał w dokumentach kadrowych?

W aktach osobowych winny się znajdować jedynie kopie dokumentów lub analogicznie ich odpisy. Jak najbardziej chodzi tutaj wyłącznie o dokumenty, które są dostarczane pracodawcy przez pracownika. Pracodawca może jedynie prosić o wgląd do dokumentów mających być oryginałami, jednakże ma obowiązek zwrócić je pracownikowi. Istnieje możliwość poświadczenia kopii za zgodność z oryginałami, jeśli rzeczywiście mamy wątpliwości co do ich oryginalności lub po prostu chcemy się zabezpieczyć. Pracodawca może przechowywać oryginały dokumentacji, którą sam wytworzył. Jeśli pracodawca nie dopełni swojego obowiązku wydania przechowywanych oryginałów pracownikowi, to może się on domagać odszkodowania z tytułu powstałej szkody na drodze cywilnoprawej.

Usuwanie kar porządkowych

Dokumentacja dotycząca kar porządkowych pracownika winna się znajdować w części B. Kodeks Pracy wskazuje, iż karę porządkową należy usunąć po roku nienagannej pracy. Ponadto pracodawca może usunąć dokumentację z nią związaną wcześniej lub na wniosek samego pracownika. Co ważne, usunięcie akt dotyczących sprawy pracownika może zmusić do ponownego ponumerowania wszystkich dokumentów pracownika. Można tego uniknąć poprzez dodanie notatki " Dokument usunięto zgodnie z art. 113 Kodeksu Pracy ".

Dokumentacja dotycząca chorób zawodowych

Pracodawca musi również gromadzić dokumentację związaną z podejrzeniem choroby powstałej w pracy lub w trakcie drogi do pracy i z pracy. Związane jest to z prawem pracownika do odszkodowania  w przypadku powstania  chorób związanych z wykonywaniem danego zawodu lub wypadków. Sąd Najwyższy stwierdził, iż podstawą odpowiedzialności w przypadku szkody wyrządzonej pracownikowi związanej z odmową poświadczenia pracowania w warunkach szkodliwych, czy też pracy o szczególnym charakterze jest art. 471 Kodeksu Cywilnego. Artykuł mówi nam, iż dłużnik ma obowiązek naprawienia wyrządzonej szkody w wyniku nienależytego wykonania obowiązków lub ich niewykonania, w tym wypadku będzie to dotyczyć archiwizacji dokumentacji kadrowej w firmie. 

Groźba kary za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej

Jeśli pracodawca nie prowadzi prawidłowo dokumentacji kadrowej lub, co gorsza nie prowadzi jej w ogóle, to stanowi to popełnienie przestępstwa wobec pracownika. Grozi to karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, która jest wymierzana przez właściwy sąd na wniosek inspektora odpowiedzialnego za kontrolę. Sam inspektor pracy jest również uprawniony do nałożenia mandatu w wysokości  2000 zł. Jeśli naruszenie ma charakter ciągły, powtarzający się mimo upomnień w ciągu dwóch następnych lat, to inspektor pracy może nałożyć kolejny mandat w wysokości 5000 zł. Ponadto pracodawca musi wiedzieć, iż pracownik może wnioskować o udostępnienie dokumentacji pracowniczej w każdej chwili zgodnie z jego indywidualnymi potrzebami.  

Ewidencja czasu pracy

Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy w firmie, zarówno w godzinach standardowych, jak i nadgodzinach oraz ewidencję osób młodocianych pracujących w firmie. Tyczy się to imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń nierozłącznie związanych ze stosunkiem pracy. A więc pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia:

• kart przydziału odzieży i obuwia roboczego,

• ewidencji środków ochrony indywidualnej ,

• ewidencji wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, obuwia, a także ich pranie oraz konserwację.

Każdy pracodawca, który nie prowadzi list obecności danego pracownika, musi liczyć się z tym, iż to po jego stronie będzie leżało udowodnienie nieobecności w pracy danego pracownika. 

Dokumentacja płacowa

Akta płacowe oraz inna dokumentacja np. rozliczenie z ZUS, której pracodawca nie ma obowiązku przechowywać w teczkach osobowych, należy przechowywać w segregatorach oznaczonych odpowiednimi datami. Zbiorcze karty wynagrodzeń oraz inna dokumentacja związana z płacami winna być ustawiana alfabetycznie zgodnie z danym rokiem. Następnym krokiem we właściwej archiwizacji jest umieszczenie jej w ponumerowanych kartonach, które należy oznaczyć:

• nazwą jednostki organizacyjnej,

• kategorią archiwalną,

• rocznikiem.

Cała dokumentacja kadrowa zgodnie z ustawą z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim musi być sporządzona w języku polskim. Dokumentacja może być sporządzona w kilku językach obcych, lecz wciąż to te, które są sporządzone w języku polskim, mają największe znaczenie. Dokumentacja może być sporządzona w obcym języku:

• jeśli osoba, która wykonuje pracę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jest obcokrajowcem oraz złoży stosowany wniosek, uprzednio poinformowana o prawie do sporządzenia umowy w języku polskim,

• jeśli osoba, która wykonuje prace na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jest obcokrajowcem złożyła odpowiedni wniosek,  a pracodawca posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub siedzibę w takowym państwie. 

Terminy przechowywania dokumentów kadrowych

Art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wskazuje, iż płatnik składek jest zobowiązany przechowywać:

• listy płac,

• karty wynagrodzeń

• inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W przypadku, gdy firma ulega likwidacji lub ogłasza upadłość, musi wskazać podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który przejmie obowiązek archiwizacji dokumentacji kadrowej w firmie. Tym samym musi zapewnić środki finansowe potrzebne do zachowania 50-letniego okresu przechowywania dokumentów kadrowych. Jeśli pracodawca wykaże, iż nie posiada stosownych środków, to może się zwrócić z wnioskiem stwierdzającym niemożność ich zabezpieczenia na okres 50 lat. Jeśli odpowiedni sąd rejestrowy stwierdzi istnienie takiej sytuacji,  archiwizację przejmie archiwum państwowe, które zostało stworzone do tych celów przez  ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. 

Analizując dziedzinę dokumentów kadrowych trzeba wspomnieć o okresie archiwizacji tzw. dokumentacji pomocniczej jak np.:

• listy obecności.

• wnioski urlopowe.

W sprawie tych dokumentów musimy zapoznać się z Rozporządzeniem w sprawie postępowania z dokumentacją, które określa nam wszelkie zasady związane z dokumentacją pomocniczą. Po przeczytaniu aktu prawnego dowiemy się, iż listy obecności mają krótkotrwałe znaczenie oraz ulegają zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu. Natomiast wnioski urlopowe winny być przechowywane przez okres 2 lat.

Dalsza analiza pozwoli nam zauważyć iż:

• dokumentację związaną z bezpieczeństwem i higieną należy przechowywać przez 25 lat,

• dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi, powodującymi inwalidztwo również należy przechowywać przez 25 lat,

• dokumentację związaną z innymi wypadkami należy przechowywać przez 10 lat,

• dokumentacja związana z analizą wypadków i chorób zawodowych winna być przechowywana przez 10 lat. 

Proponowane zmiany

W trakcie 53 spotkania Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej  z inicjatywy Ministra Gospodarki została podjęta debata, której efektem jest powołanie zespołu roboczego, który ma się zająć narastającym sporem w tematyce archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Zespół składa się z:

• przedstawiciela Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,

• Ministra Pracy i Polityki Społecznej,

• Ministra Administracji i Cyfryzacji,

• Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, 

• Ministerstwa Sprawiedliwości,

• Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

• Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,

• Stowarzyszenia  Polskich Archiwistów.

Ten bardzo obszerny zespół osób o ogromnych kompetencjach, ma prowadzić dysputę, mającą na celu doprowadzić do zmian np. w 50-letnim okresie archiwizacyjnym dokumentacji pracowniczej. Posiadamy wiedzę o trzech spotkaniach, których wynikiem jest wyznaczenie toku prac oraz podejmowanych zagadnień:

• digitalizacji już wytworzonej dokumentacji,

• dokumentacji w formie elektronicznej,

• skrócenia terminu przechowywania dokumentacji kadrowej,

• likwidacji obowiązku przechowywania niektórych dokumentów,

• ważności podpisu elektronicznego i odtwarzalność dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,

• zabezpieczenia interesu obywateli, którym jest udowodnienie okresów składkowych,

• możliwości udowodnienia prawdziwości dokumentów w formie elektronicznej,

• podzielenia dokumentacji kadrowej według różnych terminów archiwizacji.

Drugie spotkanie według doniesień miało dotyczyć zmian ustawowej definicji dokumentu np. w świetle Kodeksu Cywilnego, Kodeksu Postępowania Cywilnego oraz niektórych ustaw dotyczących funkcjonowania instytucji ZUS. Trzecie spotkanie dotyczyło nowych terminów archiwizacji dokumentacji kadrowej w firmie oraz nałożenia na ZUS obowiązku archiwizacji części z nich. Zespół następnie ma się skupić na ustaleniu rodzajów dokumentacji kadrowej, której okres przechowywania miałby się skrócić, a także jak ma wyglądać digitalizacja bez udziału notariusza. Złożoność materii jest ogromna ze względu na ilość gałęzi prawa, o które zahacza np. definicja prawna dokumentu. Nie został określony termin prac końcowych nad dziedziną archiwizacji dokumentacji, ze względu na ogrom osób, które pracują przy zmianach oraz skomplikowanie sprawy. 

Stały Komitet Rady Ministrów we wrześniu 2017 roku zaaprobował projekt ustawy, który ma skrócić czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 lat do 10 lat. Zmiany mają za zadanie minimalizować koszty, jakie muszą ponosić pracodawcy, związane ze staromodną archiwizacją w formie papierowej. Projekt potwierdza możliwość archiwizacji dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Ministerstwo Rozwoju według swoich szacunków wskazuje, iż zmniejszy to koszta ponoszone przez pracodawców o 130 mln złotych. Ministerstwo Rozwoju wskazało, iż długi termin archiwizacji dokumentacji kadrowo-płacowej miał na celu pomóc w walce o ustalenie prawa do emerytury danej osoby. Pracodawcy będą zobowiązani podawać odpowiednie dane w deklaracjach przekazywanych do ZUS. Pracownik wraz z otrzymaniem świadectwa pracy, ma otrzymać od pracodawcy informacje jak długo będą przechowywane dokumenty oraz możliwość otrzymania kopii dokumentacji po upływie terminu przechowywania dokumentacji. Dokumentacja będzie przechowywana przez pracodawcę we wskazanym przez niego zakresie lub też zostanie zlecona odpowiedniemu podmiotowi. Projekt wskazuje, iż dokumenty elektroniczne będą mogły być tworzone bezpośrednio w systemie teleinformatycznym  lub poprzez digitalizację już istniejących akt osobowych. 

 

Data publikacji: 2017-11-27