Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu - kilometrówka

Przedsiębiorcy zainteresowani wliczaniem kosztów związanych z działalnością gospodarczą dla samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Taki obowiązek wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, który mówi, iż kosztem prowadzenia działalności gospodarczej, nie są wydatki ponoszone z tytułu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w części, która przekracza ustawowy limit.  Odrębne przepisy określają, iż są to przejechane kilometry pomnożone przez właściwą stawkę wynikającą z norm prawnych. Faktyczny przebieg pojazdu musi być prowadzony przez podatnika - ewidencja przebiegu pojazdu. Ewidencja pozwala na zaliczenie wydatków na paliwo, wymianę części, obsługę auta zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Zatem to w interesie przedsiębiorcy, który chce zaliczać koszty związane z samochodem osobowym do działalności gospodarczej, aby prowadzić kilometrówkę. Istotnym faktem jest również to, iż pojazd nie zostaje włączony do ewidencji środków trwałych, a jest:

• własnością firmy,

• własnością pracowników firmy,

• własnością osoby trzeciej, która jest użytkowana na podstawie stosownej umowy.

Ewidencję przebiegu pojazdu jest zobowiązany wprowadzić również podatnik, który chce odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego eksploatacją. Warunkiem jest, iż pojazd nie może ważyć więcej niż 3,5 tony oraz być wykorzystywany wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca musi określić zasady użytkowania samochodu firmowego, które zostaną potwierdzone przez prowadzoną kilometrówką.

Obowiązek prowadzenia ewidencji

W momencie, gdy przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracownika, które są rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego, to ewidencja przebiegu pojazdu nie jest wymagana. W praktyce oznacza to wykorzystywanie auta przez pracownika w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, kosztem w tym przypadku nie jest:

• wyjazd w celach służbowych, który swoją wysokością przekracza kwotę ustaloną normami prawnymi przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr,

• jazdy lokalne - jeśli przekraczają wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorcy, którzy zawarli stosowne umowy leasingu spełniające wymogi ustawowe, również nie muszą prowadzić kilometrówki. W momencie, gdy umowa leasingu nie spełnia określonych wymogów, to jest traktowana jak umowa najmu. Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej jest wykorzystywany inny samochód, aniżeli osobowy np. samochód ciężarowy, to również nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z innymi pojazdami mogą być w całości zaliczane do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.  Jednym warunkiem w tym przypadku jest spełnienie podstawowych przesłanek, które pozwolą zaliczyć dane wydatki do kosztów podatkowych. Kilometrówka nie jest obowiązkowa również w przypadku, gdy:

• dany pojazd fabrycznie został przeznaczony do transportu większej liczby osób niż 10 łącznie z kierowcą,

• przeznaczenie fabryczne pojazdów nie zezwala do wykorzystywania w innych celach, aniżeli te związane z działalnością gospodarczą,

• pojazdy zostały przeznaczone do:

  • odsprzedaży,

  • sprzedaży, gdy mamy do czynienia z pojazdami wytworzonymi przez podatnika,

  • oddania w odpłatne użytkowanie na podstawie stosownej umowy,

• w odniesieniu do tych pojazdów:

  • wszelkie kwoty związane z podatkiem naliczonym zostaję ograniczone do wysokości 50%,

  • podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nim związanych.

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu

Normy prawne ustawy o PIT wskazują wymogi związane z prowadzeniem kilometrówki. Przede wszystkim ewidencja powinna być przez osobę użytkującą pojazd, czyli przez przedsiębiorcę, a korzystać z niego mogę również zatrudnieni pracownicy. Na koniec każdego miesiące przedsiębiorca zobowiązany jest do odręcznego jej podpisania, nie ma tutaj znaczenia, czy z pojazdu korzystali również pracownicy. Ustawa o PIT wskazuje minimum, które powinna zawierać każda ewidencja przebiegu pojazdów:

• nazwisko imię i adres zamieszkania osoby korzystającej z auta,

• numer rejestracyjny pojazdu wraz z pojemnością silnika,

• opis trasy,

• kolejny numer wpisy,

• datę i cel wyjazdu służbowego,

• liczbę przejechanych km,

• stawkę za przejechany km,

• kwotę, która wynika z przemnożenia przejechanych km przez odpowiednią stawkę,

• podpis przedsiębiorcy.

Aktualne stawki, które ostatnio były zmieniane w 2007 roku, wynoszą:

• dla samochodu o pojemności do 900 cm³ - 0,5214 zł,

• dla samochodu od pojemności 900 cm³ - 0,8358 zł,

• dla motocyklu - 0,2302 zł,

• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdów do celów związanych z podatkiem VAT jest delikatnie zmodyfikowana. Elementy:

• numer rejestracyjny,

• dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,

• stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na koniec prowadzenia ewidencji

• każdorazowo wpis osoby, który wykorzystywała auto w celach firmowych, który obejmuje:

  • kolejny numer wpisu,

  • data i cel wyjazdu,

  • opis trasy,

  • liczbę przejechanych km,

  • imię i nazwisko osoby, która była kierowcą,

  • potwierdzenie podatnika o autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeśli nie jest podatnikiem,

• liczbę km przejechanych na koniec każdego okres rozliczeniowego oraz na dzień zamknięcia ewidencji.

Jeśli samochód firmowy zostaje udostępniony osobie, która nie jest pracownikiem firmy, to musi zostać to poświadczone podpisem osoby uprawnionej. Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona zarówno elektronicznie jak i papierowo. W przypadku wersji elektronicznej przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia podpisu na wydruku na koniec każdego miesiąca. Ponadto, aby wydatek został ujęty w KPiR, przedsiębiorca musi posiadać wszelkie dowody poniesionych wydatków. 

Wyliczane kosztów w praktyce

W praktyce koszty w wyliczonej kwocie są wpisywane w 13 kolumnę pozostałe wydatki w KPiR. Księgowanie jest prowadzone na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków, które wynikają ze stosownych faktur, które zawierają numer rejestracyjny pojazdu oraz z prowadzonej ewidencji danego pojazdu. 

Koszty są obliczane na podstawie:

• sum miesięcznego przebiegu pojazdu, który jest jednocześnie limitem poniesionych kosztów,

• kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, które zostały poniesione w danym miesiącu w sposób narastający.

Kwota kosztów wydatków nie może przekraczać  miesięcznego przebiegu pojazdu przemnożonego przez określoną stawkę. Ewidencja przebiegu pojazdu, która jest związana z podatkiem VAT,  nie powinna być ujęta w księgowaniu. Stanowi to dowód dla organów podatkowych, iż samochód rzeczywiście jest wykorzystywany w celach związanych z działalnością gospodarczą. Dzięki temu możemy dokonać pełnego odliczenia podatku VAT. 

 

 

Data publikacji: 2018-04-16