Jak należy prowadzić akta osobowe pracownika

Akta osobowe pracownika

Każdy, kto zatrudnia pracowników, został zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracowników. Obligatoryjność została wskazana w dwóch aktach prawnych:

• Kodeks Pracy,

• ustawa o emeryturach i rentach.

Za niedopełnienie obowiązków związanych z prowadzeniem akt osobowych grozi odpowiedzialność karna. Nie ma tutaj żadnego znaczenia forma działalności gospodarczej lub ilość zatrudnianych pracowników w firmie. Prowadzenie dokumentacji w tym przypadku jest szczególnie istotne przy roszczeniach związanych ze stosunkiem pracy. 

Zasady prowadzenia akt osobowych

Wszelkie zasady prowadzenia akt osobowych zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Akta osobowe muszą się składać z trzech elementarnych części:

• część A - zawiera dokumentacje związane z pierwszym etapem rekrutacyjnym, ubieganiem się o pracę,

• część B - zawiera dokumentację, która zawiera wszelkie informacje związane z przebiegiem stosunku pracy,

• część C - zawiera dokumentację, która wskazuje wszelkie formalności związane z ustaniem stosunku pracy.

Dokumentacja powinna być posegregowana w sposób chronologiczny oraz stosownie ponumerowana. Po każdej z części musi być rejestr, który będzie zawierał wykaz wszystkich dokumentów znajdujących się w danej części.

Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

Akta osobowe w tej części mogą się składać z:

• kwestionariusza osobowego, który stanowi rdzeń składanej dokumentacji przez pracownika, w nim znajdują się:

  • dane osobowe,

  • dane kontaktowe,

  • informacje o doświadczeniu zawodowym,

  • informacje odnośnie wykształcenia,

  • informacje dotyczące ukończonych kursów oraz szkoleń,

  • informacje o dodatkowych uprawnieniach oraz certyfikacjach,

• dokumentacji potwierdzającej określone kompetencje oraz doświadczenie w zawodzie,

• świadectwa ukończenia określonych szkół,

• orzeczenia lekarskiego, które stwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania określonego zawodu,

• innej dokumentacji.

Osoba, która chce być zatrudniona na danym stanowisku, może ponadto z własnej inicjatywy przedłożyć dokumentację, która potwierdza wymagalne kompetencje. Istotne jest, iż pracodawca nie ma prawa przechowywać oryginałów przedłożonej dokumentacji, a jedynie zarządzać przedłożenia jej do wglądu lub w celu sporządzenia kopii dokumentacji. 

Dokumenty związane ze stosunkiem pracy

W chwili pozytywnego przejścia rekrutacji pracodawca na podstawie art. 221 §2 Kodeksu Pracy może zażądać dodatkowych informacji, które będą niezbędne przy zawarciu np. umowy o pracę. Jest to również moment, w którym pracodawca jest zobowiązany do rozpoczęcia prowadzenia akt osobowych pracownika. Jeśli w umowie o pracę został wskazany dokładnie zakres obowiązków, to również należy go przechowywać w aktach osobowych. Elementy dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy::

• potwierdzenie pisemne pracownika o świadomości funkcjonowania w obrębie zakładu pracy stosownego regulaminu, którym zawarte są kluczowe elementy w zakresie warunków pracy np. BHP,

• zaświadczenie pracownika o przejściu szkolenia BHP,

• kwestionariusz osobowy pracownika,

• oświadczenie pracownika o tym, iż wynagrodzenie ma być przelewane na wskazany rachunek bankowy,

• PIT-2,

• oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,

• realizacja praktyk na terenie zakładu pracy związanych z równouprawnieniem,

• orzeczenie lekarskie, które dotyczy badań kontrolnych oraz okresowych,

• klauzula dotycząca zakazu konkurencji, jeśli jest wymagana,

• pisemne potwierdzenie na temat informacji urlopowych pracownika,

• pisemne potwierdzenie o przysługujących pracownikowi prawach w razie wypowiedzenia pracy.

Pracodawca również w tej części jest uprawniony do gromadzenia dodatkowej dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy.

Dokumenty związane z wypowiedzeniem pracy

Wśród dokumentacji, która jest związana z ustaniem stosunku pracy, można znaleźć:

• oświadczenie związane z wypowiedzeniem pracy przez pracownika lub pracodawcę,

• kopia świadectwa pracy, które zostanie przekazane pracownikowi,

• dokumentacja, która potwierdza zajęcie wynagrodzenia w związku z wdrożeniem postępowania egzekucyjnego,

• oświadczenie potwierdzające funkcjonowanie zakazu konkurencji przez wskazany okres w umowie po ustaniu stosunku pracy,

• orzeczenie lekarskie, które zostało wydane w związku z wypowiedzeniem stosunku pracy.

Zabezpieczenie akt osobowych pracowników

Kodeks Pracy oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wymuszają na pracodawcy stworzenie osobnej teczki z aktami osobowymi dla każdego pracownika. Akta osobowe muszą być przechowywane w miejscu, które będzie utrudniać ich kradzież oraz zniszczenie dokumentacji. Praktyka pokazała, iż akta osobowe są zamykane na klucz w szafach w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub jest to zlecane firmie, które zajmuje się archiwizacją dokumentacji. Pracodawca, który nie dochowa wskazanych prawem obowiązków, podlega odpowiedzialności karnej. Uzyskanie dostępu do akt osobowych przez osoby, które nie są do tego uprawnione, grozi grzywna oraz pozbawienie wolności do 2 lat.

Tajność wynagrodzeń

Jedną z najbardziej popularnych informacji poufnych jest wysokość wynagrodzenia, które otrzymują współpracownicy. Pracodawca jest zobowiązany do zabezpieczenia w miarę możliwości informacji o tym,ile zarabiają inne osoby. Konieczne jest zabezpieczenie teczek z aktami osobowymi poprzez ich zamknięcie przed niepożądanym spojrzeniem. 

Akta osobowe a ochrona przeciwpożarowa

Wybierając szafy, w których będziemy zamykać dokumentację warto wziąć pod uwagę ich odporność na ogień. Zabezpieczenie akt osobowych jest elementem standaryzacji działań, które powinny być podejmowane w zakresie ochrony danych pracowników.  

Data publikacji: 2018-05-28