Dowody księgowe
Przedsiębiorcy bardzo często zastanawiają się, jak zaksięgować wydatek, gdy np. nie mamy na niego stosownej faktury. Faktura jest jednym z dokumentów, który może poświadczyć o dokonanym przez nas wydatku. Podstawą zapisów w Księgach Przychodów i Rozchodów są dowody księgowe, które są wymieniane w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw finansów.
Dowody księgowe dzielą się na:
-
zewnętrzne własne - oryginał dla kontrahenta,
-
zewnętrzne obce - otrzymywane od innych kontrahentów,
-
własne - takie, które są sporządzane na potrzeby wewnętrzne danego podmiotu gospodarczego.
Sporządzone dowody księgowe mogą mieć charakter:
-
zbiorczy,
-
korygujący,
-
zastępczy,
-
rozliczeniowy.
Rodzaje dowodów księgowych
Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazuje katalog zamknięty dokumentacji, która może stanowić dowody księgowe. Podstawą do zapisów w KPiR może być:
-
faktury VAT,
-
faktury VAT RR,
-
faktury VAT marża,
-
dokumenty celne,
-
rachunki,
-
faktury i noty korygujące,
-
dzienne zestawienia dowodów dla zbiorczego dziennego zapisu,
-
noty księgowe,
-
dowody przesunięć,
-
dowody opłat pocztowych i bankowych,
-
inne dowody opłat np. zawarte w książeczce opłat,
-
dowody wewnętrzne,
-
paragony,
-
dowody kasowe,
-
opisy lub specyfikacje otrzymywanych materiałów budowlanych.
Cechy każdego dowodu księgowego
Dokument, który ma zostać uznany za dowód księgowy, powinien posiadać co najmniej:
-
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron, które uczestniczyły przy dokonaniu transakcji,
-
dokument musi posiadać stosowaną datę jego wystawienia lub okres, w którym została dokonana dana operacja gospodarcza,
-
przedmiot transakcji wraz z wskazaniem ilościowym oraz wartościowym,
-
podpisy osób, które są uprawnione do przeprowadzenia transakcji.
Ponadto każdy dowód księgowy musi być poświadczony stosownym numerem, aby można go było powiązać z zapisami księgowymi.
Paragon dowodem księgowym
Możliwość księgowania wydatków na podstawie paragonów istnieje w ściśle określonych sytuacjach. Paragon może dokumentować takie wydatki jak:
-
zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz artykułów biurowych,
-
wydatki na zakup paliwa oraz oleju, które zostały poniesione poza granicami Polski.
Rozwiązaniem w obu przypadkach jest zaksięgowanie tych wydatków w formie dowodu wewnętrznego, do którego jest dołączany paragon. Za wydatek może zostać również uznany paragon związany z przejazdem autostradą, jeśli zawiera on stosowne dane. Taki dokument może zostać uznany za fakturę VAT, co pozwoli nam odliczyć podatek.
Faktura uproszczona a dowód księgowy
Jeśli kwota, która znajduje się na fakturze nie przekracza 100 euro, możemy wtedy skorzystać z tzw. faktury uproszczonej. Taka faktura nie zawiera:
-
imienia oraz nazwiska nabywcy towaru wraz z jego adresem,
-
miary oraz ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
-
ceny jednostkowej towaru w wysokości netto,
-
wartości dostarczonych towarów lub usług bez uwzględnienia podatku,
-
stawki podatku,
-
suma wartości sprzedaży netto z podziałem na towary o poszczególnych stawkach towaru,
-
kwoty podatku.
Kluczowym elementem na każdej fakturze jest umieszczenie NIP nabywcy stawek podatku oraz jego wysokości. Faktura uproszczona podlega stosownym zasadom księgowania.
Przechowywanie dowodów księgowych
Dowody księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dowód księgowy został zaksięgowany. Dla przykładu dowody księgowe zaksięgowane w 2018 roku muszą być przechowywane do 2024. W każdym razie termin liczony jest od daty zapłacenia podatku, które wyznaczają ostateczny termin złożenia deklaracji PIT. Dokumenty powinny być ułożone chronologicznie od najstarszego datą, który znajduje się na samym spodzie. Dowody księgowe muszą być numerowane zgodnie z dokumentacją zawartą w KPiR.
Brak zewnętrznego dowodu księgowego
Jeżeli kontrahent uchyla się od wystawienia stosownej dokumentacji, to ustawodawca dopuszcza sporządzenie zastępczych dowodów księgowych. Odpowiedzialność za ich prawidłowość spoczywa na kierowniku podmiotu gospodarczego.
Kierownik jest upoważniony do takich działań, gdy:
-
w żaden dostępnych sposobów nie można uzyskać zewnętrznych dowodów księgowych,
-
przedmiot operacji gospodarczej nie dotyczy zakupów, które są opodatkowane podatkiem VAT oraz podatkiem od skupu metali nieżelaznych od ludności.
Data publikacji: 2018-04-30