Przechowywanie zgodnie z wymogami

Trzeba pamiętać, iż archiwizacja dokumentacji w firmie, nieważne czy dotyczy formy elektronicznej, bądź papierowej stanowi dowód transakcji lub indywidualnej sprawy. Prowadząc firmę, musimy zdawać sobie sprawę z szeregu regulacji dotyczących profesjonalnego przechowywania dokumentacji w zgodzie z prawem.  Dotyczy to również odpowiednich warunków chroniących oraz zabezpieczających dokumentację w archiwum firmy.  Rzetelne prowadzenie archiwizacji dokumentacji jest w stanie uchronić nas przed negatywnymi konsekwencjami np. przy kontrolach. Wszelkie wymogi są  zawarte w ustawie Ordynacja Podatkowa z 29 sierpnia 1997 roku oraz w Ustawie o Rachunkowości z 29 sierpnia 1994 roku. 

Organizacja archiwizacji dokumentacji księgowej w firmie

W archiwum, aby panował porządek, firma musi posiadać odpowiedni system klasyfikacji dokumentacji. Powinny być one umieszczone we właściwie opisanych segregatorach, umieszczone w kolejności chronologicznej tak, aby łączyły się w lata podatkowe. By zaoszczędzić miejsca w archiwum oraz ograniczyć koszta jego prowadzenia, musimy wiedzieć, jak długo należy przechowywać poszczególne kategorie dokumentów. Kolejnym ze sposobów na fizyczne zaoszczędzenie miejsca jest archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej, czyli znajdujących się np. w chmurze.  Dzięki digitalizacji dokumentacji elektronicznej firmy możemy zaoszczędzić cenny czas, potrzebny na mozolne szukanie dokumentów oraz odpowiednie opisywanie ich. Zaletą jest również dostępność z każdego miejsca na Ziemii, gdzie mamy dostęp do internetu, a więc wygoda, na którą nie pozwala nam tradycyjna archiwizacja dokumentacji w firmie. 

Dokumentacja rachunkowa jednostki

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 6 Ustawy o Rachunkowości archiwizację dokumentacji firmowej obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji wskazanej przez normodawcę. Każda firma jest również zobowiązana na podstawie art. 10 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości, aby posiadać przyjętą w języku polskim przez nią politykę rachunkowości wewnątrz firmy, w szczególności:

• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

•  określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

•  sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, co najmniej:

  • wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

  • zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

  • opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji

• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Do stworzenia wszelkich wymaganych standardów we wskazanym zakresie jest zobowiązany kierownik danej jednostki. W przypadku spraw nieuregulowanych Ustawą o Rachunkowości należy stosować wykładnię standardów rachunkowości wydawaną przez Komitet Standardów Rachunkowości. Jeżeli w danej sprawie nie zostało podjęte stanowisko ani przez ustawodawcę, ani przez Komitet Standardów Rachunkowości, należy się stosować do Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. 

Zasady archiwizacji dokumentacji rachunkowej

Dokumentacja rachunkowa, a w szczególności:

• dowody księgowe,

• księgi rachunkowe,

• dokumenty inwentaryzacyjne,

• sprawozdania finansowe,

należy chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, czy też zniszczeniem. Przykładowo powinna ona polegać na:

• stosowaniu nośników danych szczególnie odpornych na zniszczenia,

• środki ochrony zewnętrznej np. ochrona obiektu, antyvirus,

• systematyczne tworzenie kopii zapasowych danych,

• stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczenie.

Bacząc na art. 13 2 2 oraz ust. 3 Ustawy o Rachunkowości musimy mieć na względzie, iż prowadzenie ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera wymaga spełnienia ścisłych kryteriów. Za równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera uważa się zasoby informacyjne rachunkowości. Muszą być one zorganizowane w formie komputerowych zbiorów danych lub też odpowiednio baz danych, wyodrębnionych jej części. Nie ma dla nas żadnego znaczenia miejsce powstania oraz przechowywania. Niezbędnym warunkiem jest posiadanie przez jednostkę rachunkową dedykowanego oprogramowania, które umożliwia czytelne zawarcie danych oraz łatwe przeniesienie na nośnik danych lub też możliwość wydrukowania. Jeżeli nie spełniamy wcześniej wskazanych warunków, to bezwzględnie musimy wszelkie zapisy wydrukować przed końcem danego roku obrotowego. 

Dowody księgowe oraz inwentaryzacyjne należy przechowywać w formie oryginałów, w porządku ustalonym zgodnie z wyborem ustalonej polityki rachunkowości w danej firmie. Należy je podzielić na okresy sprawozdawcze na podstawie kryterii, które pozwolą na późniejsze ich łatwe odszukanie. Idąc dalej, roczne zbiory dowodów księgowych oraz inwentaryzacyjnych oznacza się za pomocą nazwy, ich rodzaju oraz symbolem lat i końcowym numerem w zbiorze. Dokumentację można również wyprowadzić poza siedzibę jednostki rachunkowej, jeśli skorzystamy z usług archiwizacji firmy specjalizującej się w tej materii. 

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

Jeśli mówimy o dokumentacji zatwierdzającej roczne sprawozdania finansowe, to musi być ona przechowywana bezterminowo. Pozostałe dokumenty:

• księgi rachunkowe - 5 lat,

• karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki - nie krócej niż 5 lat, zgodnie z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych,

• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - musimy je przechowywać do czasu, aż zostanie zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe za określony rok, nie krócej aniżeli moment rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - należy je przechowywać przez okres 5 lat  od roku następującego po danym roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - 5 lat od decyzji podjętej w tym zakresie,

• dokumenty odpowiadające za rękojmię i reklamację - przez rok czasu od upłynięcia terminu rękojmi lub rozliczenia z reklamacji,

• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

• pozostały dokumenty związane z księgowością oraz sprawozdania, a które wprost nie są wymienione w ustawie - 5 lat.

Wskazane okresy należy z zasady liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dana dokumentacja. Przy połączeniu z inną jednostką rachunkową, dalszy obowiązek dochowania terminów kontynuuje jednostka powstała w wyniku połączenia. W przypadku likwidacji firmy należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przechowywanie dokumentacji.

W przypadku dokumentów osobowych, które są przydatne przy określeniu wieku emerytalnego. Należy je przechowywać przez aż 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. 

Udostępnianie dokumentacji

Udostępnić dokumentację firmy lub dać wgląd na terenie jednostki osobie trzeciej można wyłącznie za jednoznaczną zgodą kierownika jednostki rachunkowej lub osoby do tego upoważnionej. Poza terenem jednostki wymaga się pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia na terenie jednostki odpowiednio sporządzonego spisu wydanych dokumentów. Przy czym trzeba poinformować wszelkie instytucje państwowe o miejscu składowania pozostałej dokumentacji firmy. 

Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego

Ustawa o Rachunkowości nie jest jedynym aktem prawnym, który ma swoje zastosowanie w zakresie archiwizacji dokumentacji w firmie. Kluczową rolę odgrywa tutaj też ustawa Ordynacja Podatkowa. W art. 86 Ordynacji Podatkowej zostało wskazane, iż każdy podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg podatkowych, ich przechowania  oraz związanych z nimi wszelkich dokumentów do czasu upływu przedawnienia podatkowego. Z reguły więc obowiązuje nas termin 5 lat, chyba że ustawy szczegółowe posiadają odrębne regulacje w tej dziedzinie. 

Data publikacji: 2017-11-20